Czy znasz największych wrogów wydajności? Mają słodkie imię „zjadaczy czasu”. Żeby ci powiedzieć, czym one są, przypomnij sobie wszystkie te chwile, kiedy patrzyłeś na zegarek i zastanawiałeś się, gdzie zgubiłeś godzinę. To właśnie kontrola takich momentów jest podstawą dobrego zarządzania czasem.
Oto kilka wskazówek, jak uchronić się przed pożeraczami czasu:
Powstrzymaj miłych, ale czepiających się kolegów
Twój pracownik ma szaloną ochotę opowiedzieć Ci o swoim weekendzie kilka razy dziennie? A może absolutnie chce, abyś potwierdzał jego pracę, zadanie po zadaniu? Być może teraz jest czas, aby nauczyć się czasami zamykać drzwi i jasno oznajmiać, kiedy stajesz się dostępny dla swoich współpracowników. Jeżeli pozwolisz na niekontrolowane odwiedziny i rozmowy, stracisz mnóstwo czasu, a przede wszystkim wybiją Cię one z rytmu. Powrót do tego co robiłeś przed wizytą, również zajmie Ci chwilkę.
Ogranicz sieci społecznościowe
Oczywiście Twoje konto na Twitterze czy LinkedIn dostarcza wielu informacji o Twojej branży, a Facebook pozwala zjednoczyć społeczność wokół Twojej firmy. Uważaj jednak na nie. Bez drastycznego ograniczenia korzystania z sieci społecznościowych możesz stracić cenne minuty, a nawet godziny każdego dnia. Jeżeli musisz się skupić w tym momencie na konkretnym zadaniu, wyłącz powiadomienia lub schowaj telefon do szuflady w biurku. Po wykonaniu zadania, będziesz mógł na spokojnie przejrzeć newsy.
Ofiara molestowania mailowo-telefonicznego?
Odważ się wyłączyć telefon i zamknąć skrzynkę pocztową, gdy wykonujesz zadanie wymagające koncentracji. Podczas pierwszych sesji „porzucania” będziesz bardzo zdenerwowany, ale bardzo szybko się do tego przyzwyczaisz! Jeżeli stresuje Cię sytuacja “odcięcia od świata” możesz na początek wprowadzić krótkie okresy bez telefonu. Z czasem dostrzeżesz jak to dobrze wpływa na Twoją pracę i łatwiej Ci będzie “zniknąć”.
Wielozadaniowość = wielokrotna strata czasu
Wyjdź z iluzji wiary, że jesteś bardziej wydajny, robiąc kilka rzeczy jednocześnie. Rzadko zdarza się, że możemy zrobić dobrze dwie rzeczy w tym samym czasie. Rób jedną rzecz na raz i zrób to dobrze. Jeżeli będziesz skakał z pliku do pliku próbując jednocześnie wypełnić kilka zadań, nie tylko zajmie Ci to dłużej, ale też łatwiej o błąd w takiej sytuacji. Przez przypadek możesz sobie w ten sposób tylko dołożyć pracy.
Stwórz mały reżim informacyjny
Żyjemy w erze, w której menedżerowie są zasypywani informacjami docierającymi do nich ze wszystkich stron, poprzez wiadomościami z ich branży czy wszelkiego rodzaju dane. Poukładaj swoją pocztę. Niech informacje wpadają do konkretnych folderów, żebyś już na pierwszy rzut oka wiedział czy musisz w tym momencie czytać daną wiadomość czy może to poczekać. Dobra organizacja to podstawa dobrego zarządzania czasem.
Pilnuj przerw kawowych
Wychodzisz zrobić kawę, co powinno zająć minutę, a ostatecznie utykasz w kuchni na 15 min? Wyznaczaj sobie przerwy i pilnuj ich. Jeżeli idziesz po napój w trakcie wykonywania powierzonego zadania, zrób co musisz i wyjdź, jasno i klarownie informując obecne w kuchni osoby, że nie masz czasu. Po zakończeniu pracy, możesz pozwolić sobie na dłuższą przerwę i oddech. Chociaż jesteś managerem i nikt nie zarządza Twoimi przerwami, Ty sam musisz narzucić sobie rygor.
“Pożeraczu czasu” są wszędzie i nie zawsze łatwo ich uniknąć. Jesteśmy jednak w stanie wyeliminować wiele niepotrzebnych i złych nawyków, które pochłaniają nasz czas. Najważniejsza rzecz to sobie uświadomić, kiedy, i w jaki sposób, tracimy najwięcej czasu. Jest to podstawa każdej zmiany.
