Efektywna komunikacja jest fundamentem każdej dobrze prosperującej organizacji. Bez niej, nawet najbardziej ambitne cele i strategie mogą zakończyć się niepowodzeniem. Budowanie skutecznej komunikacji w organizacji to proces, który wymaga zaangażowania, odpowiednich narzędzi i praktyk. Ponieważ w każdej istniejącej firmie komunikacja już istnieje, to jej budowanie będzie polegać na modyfikowaniu poszczególnych aspektów. Na które należy zwrócić szczególną uwagę?
Wybór właściwych narzędzi
Jednym z najważniejszych elementów skutecznej komunikacji jest określenie głównych kanałów, przez które będą przepływać informacje. Należy zdecydować, które narzędzia będą używane do konkretnych typów komunikacji – e-maile, komunikatory, systemy zarządzania projektami, spotkania zespołowe itp. Jasne określenie, które informacje są przekazywane przez jakie kanały, minimalizuje ryzyko nieporozumień. Poza tym jest to istotny aspekt w wypadku zespołów rozproszonych, które rzadko mają okazję spotkać się na żywo w pełnym składzie.
Zrozumienie i respektowanie różnorodności
W dzisiejszym, zglobalizowanym świecie, zespoły składają się często z osób pochodzących z różnych kultur, mówiących różnymi językami i posiadających odmienne doświadczenia. Zrozumienie i szacunek dla tej różnorodności są kluczowe dla dobrej komunikacji. Dlatego ważne jest, aby pracowniczki i pracownicy byli świadomi różnic kulturowych i potrafili rozmawiać ze sobą w sposób pełen wzajemnego zrozumienia i szacunku. To szczególnie istotne dla kadry zarządzającej, która musi dawać przykład w tym zakresie.
Komunikacja w organizacji – transparentność i otwartość
Przejrzystość w komunikacji firmowej buduje zaufanie w zespole. Pracownicy powinni mieć dostęp do wszystkich informacji, które są istotne dla ich pracy i rozwoju. Nie ma znaczenia, w jakim trybie pracują – aby uniknąć plotek i domysłów, liderki i liderzy powinni zadbać o to, aby każda osoba zatrudniona miała wiedzę na temat ważnych dla nich spraw firmowych.
Równie ważna jest otwarta komunikacja w organizacji, w której wszyscy mogą wyrazić swoje zdanie i dzielić się pomysłami. Sprzyja to tworzeniu innowacyjnego i zaangażowanego zespołu. Transparentność oznacza również dzielenie się zarówno sukcesami, jak i porażkami.
Feedback i komunikacja dwukierunkowa
Kolejnym ważnym aspektem w komunikacji jest budowanie kultury feedbacku. Ważne jest, aby osoby pracujące mogły wyrażać swoje opinie i sugestie. Feedback, zarówno formalny, jak i nieformalny pozwala na bieżąco reagować na potrzeby i problemy zespołu. Otwartość wszystkich osób, w tym także menedżerek i menedżerów na feedback i gotowość do wprowadzenia zmian budują kulturę zaangażowania.
Kultura organizacyjna
Wspomniana wyżej kultura organizacyjna odzwierciedla sposób, w jaki komunikacja przebiega w firmie. Z tego względu firmy promujące transparentność, współpracę i wzajemny szacunek, a także wspierające samodzielność osób zatrudnionych będą charakteryzować się bardziej otwartą komunikacją. Jednym z narzędzi rozwoju tego aspektu w firmie mogą być programy rozwojowe Impact, które powstają z myślą o transformacjach kulturowych. Ich zaletą jest swoiste zakwestionowanie obecnych metod komunikacyjnych w firmie i wypracowanie zupełnie nowych, skuteczniejszych sposobów na szeroko rozumiane porozumiewanie się.
